כשהשוטף שוטף אותך / ציפור מיייזליק

רוצים לפגוש את עצמכם?

בואו נפגש!

השאירו פרטים:

אתה לא מספיק לעשות את כל מה שאתה צריך? קורה לך שנגמר היום ולא הצלחת להגיע לדברים הבסיסיים? אתה חושב על כל מה שלא הספקת לפני השינה? יש לך מטלות שנדחות באופן קבוע?

בעלי עסקים רבים מקדישים זמן ניכר מעבודתם בנסיון להספיק את השוטף – ללא הצלחה. עוברים ממטלה דחופה אחת לשנייה, מגיבים למציאות במהירות וסובלים באופן תמידי מחוסר בזמן. על שולחנם נערמים מסמכים ודפים, ורשימת ה"קצוות הלא סגורים" לעולם לא נגמרת.

כחלק מעבודתי, חקרתי ועודני חוקרת את תחום היזמות באופן מקיף ומעמיק, וגיליתי שיזמים ובעלי עסקים רבים עסוקים רוב הזמן ב"כיבוי שריפות" ואינם מרוצים מהדרך בה הם מנהלים את עצמם. כאשר אנו מנהלים את יומינו בדחיפות גדולה, אנו בעצם תגובתיים למציאות, נותנים לנסיבות לקחת אותנו לכל כיוון שהוא – אנחנו נסיבתיים. 
המחיר שאנו משלמים על התנהלות תגובתית מתבטא הן באופן העבודה והן באיכותה: חוסר יעילות בניהול העסק, פתרונות מהירים, ולא מדויקים, בזבוז זמן ואנרגיה ואף חוסר שביעות רצון תמידית כלפי עצמנו - העולה בכל פעם שאנחנו נזכרים בכל מה שלא הספקנו.

הסיבות להתנהלות מסוג זה מגוונות ורבות, וכך גם הפתרונות. בחרתי להתמקד בהיבט אחד, שמניסיוני ממלא תפקיד גדול בהתנהלות שלנו כבני אדם ואנשי עסקים - סדר העדיפויות. חשוב לציין כי סדר העדיפויות אינו הסיבה המחוללת את ההתנהלות, אלא הוא משקף מערכת מורכבת של אמונות, הנחות עבודה, הרגלים, תפיסות ואף תרבות. עם זאת, יש ערך לבחינתו כשיקוף של הנחות העבודה המעצבות את ההתנהלות האישית שלנו, ואף ככלי אחד מני רבים לשינוי התנהלות זו.

סדרי עדיפויות
כבני אדם, אנו פועלים תמיד לפי סדרי עדיפויות. לכל אחד יש את הנחות העבודה שלו בנוגע למה בא ראשון ומה שני בסדר העדיפויות שלו. גם לכם יש. כחלק מהגדרת הזהות שלנו כבני אדם, אנו עוסקים באופן בלתי פוסק בהפקת לקחים מהמציאות, הסקת מסקנות, יצירת "חוקים" והנחות עבודה. באופן זה אנחנו מגבשים את זהותנו, התנהגותנו, אמונתנו ואף את סדרי העדיפויות שלנו. העניין הוא שלעיתים סדר העדיפויות שהיה לנו בעבר אינו רלוונטי יותר. לכן, במידה ולא הגדרנו את סדר העדיפויות שלנו מחדש ובאופן מודע, אנו עשויים לפעול לפי סדר עדיפויות שאינו משרת אותנו יותר. כמו כן, לעיתים אנשים קובעים סדר עדיפויות, אך לא מצליחים ליצור הלימה בין ההצהרה לבין הביטוי שלה במציאות.

ניתן לראות את ההשפעה של סדר העדיפויות בכל תחומי החיים. אדם ששם את משפחתו בראש סדר העדיפויות, יתנהל באופן שונה בתכלית מאדם ששם את הקריירה במקום זה. בתחום העסקי לסדר העדיפויות יש השפעה גדולה הן על התוצאות אותן משיג בעל העסק והן על דרך וצורת ההתנהלות של העסק. לדוגמא: מספר לקוחות שהגיעו אלי והתוודעו לסדר העדיפויות שלהם,שמו לב שאת המקום הראשון תופס רוב הזמן מה ש"הכי דחוף". כיוון שלא ניתן לנהל את הלא ידוע - זוהי הגדרה נסיבתית, שבעצם אומרת "אני אראה מה אני אספיק לפי מה שיקרה". לקוחות אלו לא היו עקביים באיכות והספק העבודה שלהם, וסבלו ממחסור תמידי בזמן. כמו כן, עבודה מול אנשים אחרים לפי סדר עדיפויות כזה יצרה דחיפות רבה גם לדברים זניחים או פשוטים. כבעלי עסקים, אנחנו מלמדים את העובדים והלקוחות שלנו כיצד לפנות אלינו, ואיזו רמת דחיפות יש לייצר על מנת להשיג את תשומת ליבנו. סדר עדיפויות "דחוף" מלמד את העובד ליצור דחיפות גדולה גם לצורך השגת מטרות בסיסיות. לקוחות המתנהלים ככה מלמדים את העובדים שלהם לעיתים כי בכדי לקבל את תשומת ליבם, יש לייצר דראמה.

בדרך כלל, תחומים המהווים בעיה כרונית בעסק מדורגים נמוך בסדרי העדיפויות. כלומר, אם קיימת בעיה כלכלית בעסק, כנראה שהאספקט הפיננסי לא נמצא גבוה בסדר העדיפויות של בעל העסק. לדוגמא, מנהל ששם בראש סדרי העדיפויות שלו את השרות ללקוח ובתחתית סדרי העדיפויות שלו את האספקט הכלכלי, יצר לאורך השנים יחסי עבודה מעולים ומאות לקוחות נאמנים ומרוצים, ובו בזמן סבל ממינוס כרוני בבנק ובעיות עם רשויות המס. לכן, השאלה היא לא רק מה אתם שמים בראש סדרי העדיפויות שלכם, אלה מה תשימו גם שני, שלישי ורביעי. עם זאת, על מנת ששינוי סדר העדיפויות יהיה אפקטיבי, הוא חייב לשקף את הפוקוס שאתם מעוניינים לייצר - רשימה ארוכה מדי לא תייצר פוקוס חזק כמו רשימה קצרה. כמו כן, קביעת סדר העדיפויות חייבת לקחת בחשבון את היכולת שלכם לעמוד בה ואת הדברים הבסיסיים והחיוניים לקיום העסק. לדוגמא, יצרנית שדירגה גבוה בסדר העדיפויות שלה את נושא השיווק והמכירה, ואת הייצור דירגה במקום נמוך, הגיעה באופן קבוע למצב של עודף הזמנות ללא יכולת לעמוד בקצב הייצור הדרוש, וכתוצאה מכך יצרה אכזבה בקרב הלקוחות והפסידה כספים.

כמעט כל בעל עסק יודע מה הוא חייב לעשות במסגרת תפקידו ולפי תחום עיסוקו , בין אם זה ניהול כספים ועובדים, שרות, ייצור וכו'. עקב כך, נשאלת השאלה מדוע בעלי עסקים מדרגים דרישות בסיסיות לקיום העסק נמוך בסדר העדיפויות שלהם. התשובה הפשוטה היא, שלא נעים להם להתעסק עם חלק מהדברים בעסק, וכאשר הם יצרו את סדר העדיפויות שלהם, הם לא שאלו את עצמם מה חשוב? התשובה המורכבת היא, שסדר העדיפויות כפי שהוא מתבטא בפועל משקף את האמונות והנחות העבודה המעצבות את החשיבה, ההתנהגות והפעולה. לעיתים קרובות יש לבחון ולשנות את הנחות העבודה המעצבות, על מנת ליצור הלימה בין ההצהרה לביצוע, ושינוי משמעותי וארוך טווח בהתנהלות.

אם אתם מעוניינים לבחון כיצד סדר העדיפויות שלכם משרת אתכם, כדאי שתשאלו את עצמכם מספר שאלות: מהו סדר העדיפויות האמיתי שלי? איך הוא בא לידי ביטוי בעבודתי? על בסיס מה באמת קבעתי אותו? האם הוא כולל את הנושאים הבסיסיים שעלי לטפל בהם? האם סדר העדיפויות שלי הגיוני?

© כל הזכויות שמורות לציפור מייזליק